EncryptPDF: PDF-Dokumente aus dem PVS sicher per Thunderbird versenden

PDF-Dokumente aus der Praxissoftware sicher verschlüsseln und direkt an Thunderbird übergeben.

EncryptPDF ist ein kleines Windows-Tool für Arztpraxen, die Dokumente aus dem PVS/AIS per E-Mail verschicken möchten. Die Anwendung liest den aktüll geöffneten Patienten aus einer BDT-Datei, prüft das PDF gegen die Patientendaten, verschlüsselt den Anhang und öffnet anschliessend Thunderbird mit vorbereiteter E-Mail.

Wofür ist EncryptPDF gedacht?

Viele Praxen erzeugen Rechnungen, Befunde oder andere PDF-Dokumente in der Praxissoftware. Diese Dokumente sollen anschliessend per E-Mail an Patientinnen und Patienten verschickt werden, ohne dass versehentlich das falsche Dokument versendet wird oder unverschlüsselte Anhänge verschickt werden.

EncryptPDF setzt genau an dieser Stelle an:

  • Patientendaten aus dem Praxisverwaltungsystem über BDT lesen
  • PDF24-Drucker für direkten Druck aus der Praxissoftware
  • PDF vor dem Versand anzeigen
  • Vorname, Nachname und Geburtsdatum im PDF prüfen
  • PDF verschlüsseln
  • passende E-Mail-Vorlage auswählen
  • Thunderbird mit Empfänger, Betreff, Vorlage und Anhang öffnen

Ablauf

  1. Das Praxisverwaltungssystem schreibt den aktuell geöffneten Patienten in eine BDT-Datei.
  2. Die PDF wird entweder direkt an EncryptPDF übergeben oder über den eingerichteten PDF24-Drucker erzeugt.
  3. Die Anwendung liest Patientendaten wie Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Patientennummer und optional Versichertennummer.
  4. Das PDF wird in einer Prüfmaske angezeigt.
  5. EncryptPDF prüft, ob Vorname, Nachname und Geburtsdatum im PDF gefunden werden.
  6. Nach Bestätigung wird die PDF verschlüsselt.
  7. Thunderbird wird mit vorbereiteter E-Mail und PDF-Anhang geöffnet.

Sicherheitsfunktionen

Vor dem Versand zeigt EncryptPDF eine Übersicht mit Patientendaten und PDF-Vorschau.

Die Anwendung zeigt für die drei wichtigsten Prüfpunkte jeweils ein klares Ergebnis:

  • Vorname gefunden oder nicht gefunden
  • Nachname gefunden oder nicht gefunden
  • Geburtsdatum gefunden oder nicht gefunden

Wenn keine Patientendaten im PDF gefunden werden, erscheint eine deutliche Warnung und der Versand muss erneut bestätigt werden.

PDF-Verschlüsselung

Der PDF-Anhang wird vor der Übergabe an Thunderbird verschlüsselt.

Standardmässig wird das Geburtsdatum als Passwort verwendet.

Optional kann EncryptPDF bei vorhandener Versichertennummer diese als Passwort verwenden. Diese Option kann in den Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Wenn keine Vorlagen konfiguriert sind, erstellt EncryptPDF Standardvorlagen neben der Programmdatei.

PDF24-Drucker

Für einen besonders einfachen Ablauf kann EncryptPDF einen PDF24-Drucker einrichten.

Nach der Einrichtung steht in Windows ein Drucker mit dem Namen eMailAnPatient zur Verfügung. Wird aus der Praxissoftware auf diesen Drucker gedruckt, speichert PDF24 das Dokument automatisch als PDF und startet anschliessend EncryptPDF mit dieser Datei.

Damit wird aus dem gewohnten Druckdialog ein sicherer E-Mail-Versand:

  1. Dokument im PVS öffnen
  2. Auf eMailAnPatient drucken
  3. PDF in EncryptPDF prüfen
  4. Verschlüsselte E-Mail in Thunderbird versenden

Voraussetzung ist eine installierte PDF24-Version. Die Einrichtung des Druckers erfolgt über die EncryptPDF-Einstellungen und benötigt Administratorrechte.

Demo-Version

Ohne gültige Lizenz läuft EncryptPDF im Demo-Modus.

In der Demo-Version:

  • wird ein roter Demo-Hinweis in der Anwendung angezeigt,
  • wird ein Wasserzeichen in die erzeugte PDF eingebettet.

Für eine Lizenz kontaktieren Sie bitte:

[email protected]

Installation und Konfiguration

Bitte kontaktieren Sie uns, um die benötigten Dateien inklusive Lizenz zu erhalten.

Die wichtigsten Einstellungen können in der Anwendung konfiguriert werden.
Da es sich um maschinenweite Einstellungen handelt, muss EncryptPDF für die Konfiguration als Administrator gestartet werden.
Für den direkten Druck aus der Praxissoftware sollte PDF24 installiert sein. Anschliessend kann in den EncryptPDF-Einstellungen der PDF24-Drucker eMailAnPatient erstellt werden. Dieser Drucker übergibt erzeugte PDFs automatisch an EncryptPDF.

Alle Installationsschritte sind automatisierbar für ein Deployment mit einer Softwareverteilung, kontaktieren sie uns hierzu.

Kompatibilität

EncryptPDF ist grundsätzlich mit Praxissoftware kompatibel, die Patientendaten über BDT bereitstellen kann und bei der externe Programme mit einer PDF-Datei gestartet werden können.

Die bisherige Zielumgebung ist die Nutzung zusammen mit:

  • Medical Office oder vergleichbarer PVS/AIS-Software
  • BDT-Dateiaustausch
  • Mozilla Thunderbird

Falls Sie eine andere Praxissoftware einsetzen, kontaktieren Sie uns bitte.

Kontakt

Johannes Braun bITtrack

[email protected]
https://bittrack.de/